Proje Yönetimine Genel Bakış #1

PMBOK Rehberine Genel Bakış


Proje yönetim yöntemleri yüzlerce yıldır kullanılmaktadır. Golden Gate Köprüsü, Eyfel Kulesi ve hatta akıllı telefonların icadı gibi projeleri düşünün. Proje yönetimini, o kadar ünlü olmayan, ancak yine de önemli olan, banyonuzu yeniden şekillendirmek veya evinize güneş panelleri eklemek gibi şeyler için de kullanabilirsiniz.

Büyük ya da küçük olsun, proje yönetimi mesleği yıllar içinde büyüdükçe, proje yönetimi uygulamak için belgelenmiş bir yola ihtiyaç duyulmaktadır . Bu belge ya da döküman, PMBOK Kılavuzu olarak da bilinen Proje Yönetimi Bilgi Organı Kılavuzu haline geldi. Peki, PMBOK Rehberi nedir? Herkesin PMP sınavına hazırlanmak için PMBOK'u incelemeniz gerektiğini söylediğini duydunuz , değil mi? Bir dakikanızı ayırarak PMBOK Rehberi ve bunun neden önemli olduğu hakkında konuşalım. Birincisi, bu kılavuz çoğu sektörde çoğu projeyi, çoğu zaman yönetmek için standart kullanımdır. 

Diyelim ki ofisinizi bir odadan diğerine taşıyacaksınız. Projenin kendisi başlangıçtan bitişe sadece birkaç gün sürebilir. Öte yandan, bir uçak gemisi inşa edecekseniz, muhtemelen PMBOK'taki her süreci takip edersiniz. Sonuçta, PMBOK projelerinizi yönetirken size rehberlik eder. Hangi bölümlerin kullanılacağını seçebilirsiniz. 

PMBOK Rehberinin proje yönetimi standardını temel aldığını birçok proje yöneticisi bilmiyor. Bu, Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü veya ANSI tarafından oluşturulan proje yönetimi için benzersiz bir standarttır. Proje yönetimi mesleği geliştikçe PMBOK Rehberi de gelişti. Artık daha geleneksel, kanıtlanmış uygulamalarla birlikte daha ilerici uygulamaları da içeriyor. PMBOK Rehberinde güzel olan şey, proje yönetimi boyunca kullanılan ortak bir kelime dağarcığına sahip olmasıdır. Terimler Proje Yönetimi Şartları PMI Sözlüğü'nden gelir. Bu terimleri diğer proje yöneticileriyle herhangi bir sektörde kullanabilirsiniz ve kullandığınızda anlaşılacaksınız. 


Proje Yönetiminin Önemi
Proje yönetiminin neden bu kadar önemli olduğunu bilmek için yakıcı bir arzunuz varsa, bunu öğrenmek için doğru yere geldiniz. Proje yönetimi, bilgi, beceri, araç ve tekniklerinizi proje gereksinimlerini karşılamak için planlanmış faaliyetlere uyguladığınız zamandır. Ama bu gerçekten ne anlama geliyor? Bu, bu kurs boyunca çok aşina olacağınız proje yönetimi süreçlerini takip ettiğiniz anlamına gelir. Böylece projenizi daha verimli ve etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. Bir projenin düzgün bir şekilde yönetilmesinin, işletme hedeflerini karşılama ve proje sonuçlarını işletme hedeflerine bağlama gibi bazı gerçek faydaları vardır. Ayrıca paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini de ele alacaksınız. Sorunları daha çabuk çözebilir ve başarı şansını artırabilir vb. Bir diğer önemli fayda, kuruluşların proje yönetim planlarını hızlı bir şekilde değiştirmelerine izin vererek değişikliklere uyum sağlayabilmeleridir. Projeleri düzgün bir şekilde yönetmezseniz, kaçırılan son tarihler, maliyet aşımları ve düşük kaliteyle karşılaşabilirsiniz, bu da asla iyi tatmin olmayan paydaşlarla sonuçlanır. Artık proje yönetiminin ne kadar önemli olduğuyla ilgili kesin bir anlayışa sahip olduğunuza göre, bir projenin ne olduğu hakkında konuşalım. Başlangıç ​​olarak, proje kesin bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi olan geçici bir çabadır . Ayrıca benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç ya da üçünün bir kombinasyonunu üretir. Bunun en iyi örneği, üçünü de üreten yeni bir belge yönetim sistemi uygulamak olabilir. Son olarak, bir proje, doğası gereği proje ömrünün çok ötesinde olabilecek sosyal, ekonomik, maddi veya çevresel olabilir. Örneğin, bir nehir boyunca bir köprü inşa etmek, işe gidip gelme sürelerinden tasarruf ederek ve hizmetlere veya topluluk etkinliklerine daha hızlı erişim sağlayarak bir topluluğa yardımcı olabilir. Ayrıca nehir üzerindeki çevresel etkiyi azaltarak yardımcı olur ve tüm bunlar projenin ömrünün çok ötesindedir. 
Bir projenin ne zaman tamamlandığını bilmek de önemlidir. İşte bazı işaretler: Birincisi, tüm hedeflerinin paydaş beklentileri ile birlikte karşılanmasıdır. Bazen de işler artık gerekli olmadığına, hedeflere ulaşılamayacağına veya kaynaklar artık mevcut olmadığına karar verildiğinde projeler planlanandan daha erken sona erer. Son olarak, bir proje yasal nedenlerle de sonlandırılabilir . Projelerin temel amacı bir organizasyonda değişim yaratmaktır. 

Bu grafikte, bir kuruluşun bir projeden önce mevcut durumunda olduğunu görebilirsiniz. Bir proje tamamlandığında, şirketi gelecekteki bir duruma taşır. Bu gelecekteki durum, kuruluşun zamanından ve paradan tasarruf ederek veya mal ve hizmet sağlayarak iş değeri katmalıdır. İş değeri, projeler hakkında konuşurken sıkça duyacağınız bir terimdir . Ancak genellikle belirli projelerin faydalarını tanımlamak için kullanılır. Ama aslında bundan çok daha fazlasıdır. Her kuruluşun işletme değeri farklı olacaktır. Tüm somut ve soyut unsurların toplamıdır . Maddi kalemlere örnek olarak parasal varlıklar ya da bir ürünü üretmek ve test etmek için montaj hattında gördükleriniz gibi demirbaşlar verilebilir. Bir şirkette veya kamu hizmetlerinde, binalarda ve ekipmanlarda hisse senedi eşitliği de vardır . Maddi olmayan unsurlar şirket için şerefiye, itibar ve marka tanımayı içerebilir. Ayrıca kamu yararı veya ticari markalar ve stratejik uyum da vardır. 

Bu grafik, projelerin başlatılmasının dört nedenini göstermektedir. Bu tür projelerin her biri, kuruluşa iş değeri katabilir ve devam eden operasyonlara yardımcı olabilir. İş değeri, günlük operasyonları uygun şekilde yöneterek veya portföy, program ve proje yönetimini etkin bir şekilde kullanarak üretilebilir. Güvenilir yerleşik süreçleri kullanarak bir işletme, proje yatırımlarıyla daha fazla iş değeri elde edebilir. Ayrıca, kurumsal hedeflerle uyumlu olup olmadıklarını ve bazı iş ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadıklarını görmek için projelerinizi değerlendirmek de anlamlıdır. Yerleşik kanıtlanmış proje yönetimi süreçlerini takip eden kuruluşların başarı oranları daha yüksektir ve projelerine daha az zaman harcarlar.