PMBOK Kılavuzunun Bölümleri #4

İzleme ve Kontrol Süreci Grubu

İzleme ve kontrol süreç grubu benzerlerdir. Bu süreç grubu, projenin süreç ve performansını izler, gözden geçirir ve düzenler. Ayrıca, planda değişiklik yapılması gereken alanları tanımlarsınız ve sonra ilgili değişiklikleri başlatırsınız. Burada görebileceğiniz gibi, izleme ve kontrol altında kalan 12 süreç var. İzleme ve kontrol, değişikliklere neden olan faktörleri etkileyerek ve ardından düzeltici eylemler önererek değişiklik taleplerinin en aza indirilmesini de içerir. 

Örneğin, bir ekip üyesiyle, etkinliklerini başlatmak için hâlâ hedefte olup olmadıklarını kontrol edersiniz. Bir sisteme erişmeleri gerektiğini öğreniyorsunuz, ancak sisteme erişemiyor gibi görünüyorlar. Bunu erken bulmak, düzeltmek için zaman tanır, bu nedenle kayıp zamanı telafi etmek için bir değişiklik gerekli olabilir.

Değişiklikler gönderilirse, değerlendirmeli ve karar vermelisiniz. Son olarak, planlanan verus gerçeklerinin proje yönetim planına ve taban çizgilerine göre izlenmesi, projenin nasıl performans gösterdiğine dair bir görüş sağlamaya yardımcı olur. Projeyi izlemenizin ve kontrol etmenizin nedeni, genel sağlığı hakkında bilgi sahibi olmanızdır. Örneğin, proje planlananın veya bütçenin üzerinde mi? Bu sorulardan herhangi birinin cevabı evet ise , projeyi tekrar izlemek için bir değişiklik isteği göndermeniz gerekebilir. Bir projeyi izlemek ve kontrol etmek, genel masrafları, yeniden çalışmayı, zamanlama gecikmelerini veya bir projenin tamamen başarısızlığını azaltmanıza veya kontrol etmenize olanak tanır. İzleme ve kontrol kritik projeler için süreç grubudur. Ayrıca projenin nasıl çalıştığını da izlemeniz gerekir. Bir pasta yapmak gibi. Tüm malzemeleri toplar , tarife göre karıştırırsınız ve yol boyunca tadnın iyi olduğundan emin olmak için denersiniz. Fırına koyduğunuzda, nasıl olduğunu görmek için onu izlersiniz. Çok hızlı mı, çok yavaş mı, doğru mu? Bütün bunlar, mükemmel bir pasta elde edene kadar , süreci izleyip kontrol ederek, gerektiği şekilde yol boyunca düzeltmeler yapmaktır. Projenizi izlemek ve kontrol etmek bazen böyle olabilir. Ancak yerinde iyi süreçleriniz varsa, kazanan bir projeyle doğru yola çıkacaksınız.

Kapanış Süreç Grubu

Projeyi kapattıktan sonra bir konuyla ilgilenmenizi isteyen bir çağrı aldığınız bir projeniz oldu mu? Bu, projenin muhtemelen başarılı bir şekilde kapatılmadığının bir göstergesi. Bu süreç grubunun neden bu kadar önemli olduğuna bakalım. Kapanış süreci grubunda, diğer gruplardan tanımlanan tüm işlemlerin tamamlandığından emin olmalısınız, böylece projeyi, aşamayı veya sözleşmeyi resmen kapatmaya izin verirsiniz. Bu, ürün sonucunu veya sürecini devralan kişi veya kuruluşun resmi olarak kabul ettiği ve sizi projeden serbest bıraktığı anlamına gelir. Bu süreç aynı zamanda bir projenin erken kapatılması durumunda ne yapılacağını da kapsar, iptal edilen veya iptal edilen projeler gibi. Kapatma işlemi grubu, burada görebileceğiniz gibi, tek bir işlemle en kolay gruplardan biridir. Ayrıca, entegrasyon yönetimi bilgi alanında bir süreç bulunduğunu da fark edeceksiniz. Başka bir nokta, kabul eden kuruluş veya departmanlar proje bittikten hemen sonra değişiklik yapmak istiyorsa, bu değişiklikleri yapmanın veya size atanabilecek veya verilmeyebilecek yeni bir proje talep etmenin kendi sorumluluğunda olduğunu kabul ederler. Bu, bir keresinde kabul eden kuruluşun otomatik olarak ek işi yöneten kişi olduğumu varsaymıştı, çünkü başlangıçta bir proje yöneticisi idim. Gerçek şu ki, projeye en aşina olana değil, o zaman mevcut olanlara atanan projelerdir. Bir projenin kapatılması kritik bir süreçtir. Tüm işlerin tamamlanmasını, alınan derslerin yapılmasını, proje belgelerinin arşivlenmesini ve tüm sözleşmelerin kapatılmasını sağlar. Bir sonraki projenize sorunsuz bir şekilde geçmenize izin vererek sürekli olarak geri çekilmemenizi sağlar.

Bir önceki yazıyı okumak için tıklayınız: (PMBOK Kılavuzunun Bölümleri #3)